Perhitungan Fisik Hanya Sekali di Tanggal Neraca, Siapkan Sebelum Harinya

Perhitungan fisik persediaan pada tanggal neraca punya satu sifat yang membedakannya dari pengujian audit lain: ia tidak dapat diulang. Tanggal itu lewat, dan keadaan persediaan pada saat itu hanya tersisa sebagai catatan.

Auditor hadir untuk mengamati jalannya perhitungan dan menguji sendiri sebagian barang, sedangkan perhitungannya tetap dikerjakan perusahaan. Apa yang perlu selesai sebelum hari itu tiba?

Sebelum hari perhitungan

Pembagian peran di atas sering disalahpahami. Tim yang mengira auditor akan menghitung persediaan biasanya menyiapkan lebih sedikit orang daripada yang diperlukan, dan perhitungan berlarut sampai malam.

Barang konsinyasi, barang titipan, dan barang yang sudah dijual tetapi belum diambil pembeli berada secara fisik di gudang perusahaan, dan ketiganya di luar persediaan perusahaan. Pemisahannya dikerjakan sebelum hari perhitungan, secara fisik dan dengan penandaan yang terlihat. Penjelasan lisan pada hari itu sulit diverifikasi, dan barang yang sudah terhitung sulit dikeluarkan dari daftar tanpa menimbulkan pertanyaan baru.

Hal kedua menyangkut satuan. Gudang menghitung dalam satuan yang dipakai sehari-hari seperti karung, dus, atau rol, sedangkan sistem akuntansi menyimpan satuan untuk penilaian seperti kilogram atau meter. Selama faktor konversinya benar dan tunggal, keduanya dapat bertemu; persoalan muncul ketika satu jenis barang datang dalam kemasan berbeda dari pemasok yang berbeda dan faktor konversinya diperlakukan seolah tetap. Pemeriksaan faktor konversi karena itu dikerjakan sebelum hari perhitungan, atas barang yang nilainya terbesar.

Lembar hitung juga disiapkan lebih dahulu. Lembar yang sudah mencantumkan jumlah menurut sistem mengarahkan penghitung ke angka itu, selisih kecil cenderung diabaikan, dan tujuan perhitungannya hilang. Yang dipakai memuat nama dan kode barang, lokasi, serta kolom kosong untuk jumlah; pencocokan terhadap angka sistem dikerjakan sesudah seluruh area selesai, oleh orang yang berbeda.

Hari perhitungan dan penelusuran selisihnya

Sumber selisih yang berulang adalah barang yang masuk atau keluar pada hari perhitungan tanpa dokumen. Setelah hari itu lewat, tidak ada cara memastikan apakah barang tersebut sudah terhitung. Praktik yang bekerja adalah menghentikan gerakan barang selama perhitungan; bila operasi tidak dapat berhenti, setiap gerakan dicatat dengan nomor dokumen dan jamnya lalu direkonsiliasi pada hari yang sama.

Perhitungan yang hanya mencatat jumlah melewatkan hal yang menentukan nilai, yaitu kondisi. Barang rusak, kedaluwarsa, dan barang yang sudah lama tidak bergerak dicatat terpisah pada saat dihitung. Penilaian atas barang semacam itu mengikuti nilai realisasi neto, dan tanpa catatan kondisi dari hari perhitungan, penyisihan yang dibuat kemudian sulit didukung.

Perhitungan yang dikerjakan satu orang untuk satu area tidak punya pembanding. Yang lazim adalah dua orang per regu, satu menghitung dan satu mencatat, lalu sebagian area dihitung ulang oleh regu lain tanpa melihat hasil pertama. Uji petik semacam itu sudah cukup memberi gambaran mutu perhitungan keseluruhan, dan bila selisihnya banyak, perhitungan menyeluruh perlu diulang selagi hari masih berjalan. Regu penghitung sebaiknya tidak berisi orang yang sehari-hari bertanggung jawab atas area tersebut, sebab orang yang hafal isinya cenderung menghitung apa yang ia ingat seharusnya ada.

Selisih antara hasil hitung dan catatan ditelusuri lebih dahulu, sebelum dijurnal. Selisih yang langsung dijurnal menghilangkan satu-satunya kesempatan mengetahui sebabnya, dan sebab yang berulang ada di tiga tempat: satuan yang berbeda antara gudang dan sistem, barang yang dipindahkan antargudang tanpa dokumen, dan penerimaan yang dicatat sebelum barangnya tiba.

Hasil perhitungan fisik ditentukan pemisahan barang, faktor konversi, dan lembar hitung yang sudah beres beberapa pekan sebelum harinya.

Daftar permintaan selengkapnya ada di apa yang diminta auditor pada minggu pertama.