Sistem Akuntansi Diganti di Tengah Tahun, Saldo Awal Jadi Titik Rawan

Konversi data pada penggantian sistem akuntansi umumnya memindahkan saldo akun dengan baik. Yang sering tidak ikut berpindah rincian penyusunnya: daftar umur piutang per pelanggan, kartu persediaan per barang, kartu aset tetap per unit, dan riwayat pembayaran utang.

Selama tidak ada yang menanyakan rinciannya, sistem baru berjalan tanpa keluhan. Pertanyaannya datang pada penutupan berikutnya, ketika penyisihan piutang perlu dihitung menurut umur, atau ketika satu aset dijual dan akumulasi penyusutannya dicari.

Saldo awal di sistem baru adalah titik tolak seluruh angka sesudahnya. Bila ia salah, kesalahan itu ikut ke laporan bulan berikutnya, dan ke bulan sesudahnya, tanpa menimbulkan gejala apa pun.

Pengujiannya sendiri sederhana: cocokkan saldo per akun antara sistem lama dan sistem baru pada tanggal pindah, lalu cocokkan rincian untuk akun yang punya rincian. Yang sulit waktunya. Pencocokan itu hanya mungkin selama kedua sistem masih dapat dibuka.

Di situlah keputusan yang tampak administratif menjadi mahal. Sistem lama sering dimatikan segera setelah migrasi selesai untuk menghemat lisensi, dan pemadaman itu menutup satu-satunya jalan memverifikasi saldo awal.

Yang aman: pertahankan akses baca sampai audit atas periode tersebut selesai, atau sekurangnya simpan salinan basis data dan cetakan buku besar lengkap dalam bentuk yang masih dapat dibaca. Cetakan berupa berkas gambar memenuhi syarat penyimpanan sekaligus menyulitkan penelusuran; berkas yang isinya dapat dicari dan dijumlahkan ulang menjawab pertanyaan dalam hitungan menit, sedangkan berkas gambar menuntut pembacaan halaman demi halaman.

Bawaan sistem baru yang perlu diubah

Sistem baru membawa pengaturan bawaannya sendiri: metode penilaian persediaan, cara pembulatan, dan perlakuan atas selisih kecil. Pengaturan itu diterima apa adanya saat pemasangan karena tampak teknis.

Sebagian di antaranya sebenarnya kebijakan akuntansi. Metode penilaian persediaan yang berubah dari rata-rata ke masuk pertama keluar pertama mengubah angka, dan perubahannya menuntut penjelasan tersendiri pada laporan keuangan. Periksa pengaturan bawaan sebelum sistem dipakai, dengan membandingkannya terhadap kebijakan akuntansi yang tertulis. Bila kebijakan tertulis itu belum ada, migrasi justru saat yang tepat menyusunnya.

Tiga hal lain berulang pada masa transisi, dan ketiganya murah ditutup di awal.

Penomoran dokumen. Sistem baru biasanya memulainya dari awal, sehingga satu nomor dapat menunjuk dua dokumen berbeda dalam satu tahun buku. Pemberian awalan menutupnya sejak hari pertama.

Dua sistem berdampingan. Sebagian perusahaan menjalankan keduanya untuk berjaga-jaga, dan itu menimbulkan risiko transaksi yang tercatat di satu sistem dan tidak di sistem lain. Tetapkan salah satu sebagai sumber resmi, lalu rekonsiliasikan tiap akhir bulan.

Hak akses. Migrasi biasanya disertai pemberian hak secara cepat agar pekerjaan tidak terhenti, dan hak itu sering lebih luas daripada yang diperlukan serta jarang ditinjau kembali. Akibatnya muncul pada pengujian pengendalian: pemisahan tugas yang di atas kertas berlaku menjadi tidak berjalan karena satu pengguna dapat membuat sekaligus menyetujui transaksi.

Hasil migrasi ditentukan tiga hal: apakah rincian ikut berpindah, apakah saldo awalnya pernah dicocokkan, dan apakah sistem lama masih dapat dibuka ketika pertanyaannya datang. Kerapian laporan di sistem baru tidak menjawab satu pun di antaranya.

Pos yang paling cepat terasa bila rinciannya hilang dibahas di aset tetap tanpa kartu aset.