Lima Temuan Audit yang Berulang, dan Cara Mencegahnya

Setiap perikatan audit menghasilkan management letter, dan setelah tiga dekade kami bisa mengatakan bahwa isinya sering kali dapat ditebak. Berikut lima temuan yang berulang pada perusahaan menengah di Indonesia, beserta pencegahannya.

1. Rekonsiliasi bank yang tertinggal

Terdengar sepele, namun rekonsiliasi yang menumpuk berbulan-bulan adalah tempat bersembunyinya hampir semua masalah kas, dari salah catat hingga penyalahgunaan.

Yang membuatnya berbahaya adalah sifatnya yang menumpuk. Selisih satu bulan mudah ditelusuri karena transaksinya sedikit dan orangnya masih ingat. Selisih enam bulan menuntut penelusuran ribuan baris, dan pada titik itu banyak perusahaan memilih membuat jurnal penyesuaian tanpa menemukan sebabnya. Jurnal semacam itu menutup angkanya, sekaligus menutup jejak persoalannya.

Pencegahan: rekonsiliasi bulanan yang direviu orang berbeda dari penyusunnya, dengan tanggal reviu yang tercatat.

2. Cut-off pendapatan dan persediaan

Penjualan Desember yang barangnya baru keluar Januari; barang dalam perjalanan yang tercatat ganda; retur yang diakui pada periode yang keliru.

Kesalahan cut-off jarang berupa kecurangan. Ia lahir dari tekanan wajar menjelang tutup buku, ketika target tahunan tinggal sedikit lagi dan pengiriman awal Januari terasa masih layak dihitung sebagai penjualan Desember. Karena itu pencegahannya harus berupa dokumen, bukan imbauan.

Pencegahan: prosedur tutup buku dengan berita acara serah terima yang bertanggal jelas, dan penghentian penomoran dokumen pengiriman pada tanggal neraca.

3. Piutang tanpa penilaian penurunan nilai

Daftar umur piutang ada, tetapi tidak ditindaklanjuti dengan analisis ketertagihan yang terdokumentasi.

Daftar umur piutang menjawab pertanyaan “sudah berapa lama”, sedangkan penilaian penurunan nilai menjawab pertanyaan “berapa yang realistis tertagih”. Keduanya tidak sama, dan yang kedua menuntut pertimbangan yang harus tertulis: apa dasar keyakinan bahwa piutang berumur di atas satu tahun ini masih akan dibayar.

Pencegahan: kebijakan pencadangan tertulis dan reviu triwulanan, dengan catatan alasan untuk setiap piutang besar yang tidak dicadangkan.

4. Aset tetap: fisik terhadap catatan

Register aset yang tidak pernah dicocokkan dengan keberadaan fisiknya.

Ini temuan yang paling murah dicegah dan tetap paling sering muncul. Setelah beberapa tahun tanpa pencocokan, register memuat kendaraan yang sudah dijual, peralatan yang sudah dibuang, dan penyusutan yang berjalan atas barang yang tidak lagi ada. Membereskannya kemudian menuntut penghapusan bernilai besar yang harus dijelaskan asal-usulnya.

Pencegahan: stock opname aset tetap tahunan, minimal secara sampling, dengan penomoran fisik pada aset bernilai besar.

5. Transaksi pihak berelasi tanpa dokumentasi

Pinjaman antar-afiliasi tanpa perjanjian, tanpa bunga, tanpa jadwal pembayaran.

Persoalannya berlapis. Bagi audit, transaksi tanpa dokumen menyulitkan pengujian keberadaan dan klasifikasinya. Bagi pajak, pinjaman tanpa bunga antar-pihak berelasi menimbulkan pertanyaan kewajaran yang perlu dijawab dengan analisis, dan analisis itu jauh lebih sulit disusun mundur.

Pencegahan: perjanjian tertulis untuk setiap transaksi afiliasi, sekalipun antar-perusahaan milik keluarga yang sama, dan kepatuhan pada prinsip kewajaran.

Cara membaca management letter yang baru diterima

Surat yang memuat dua belas temuan mudah membuat manajemen memperlakukannya sebagai daftar tugas administratif, lalu mengerjakannya menurut urutan yang paling mudah. Urutan itu keliru.

Yang kami sarankan adalah memilah temuan menurut satu pertanyaan: bila hal ini tidak diperbaiki, apakah kesalahan dapat terjadi tanpa ada yang mengetahuinya? Temuan yang jawabannya “ya” dikerjakan lebih dahulu, berapa pun kecil nilainya. Rekonsiliasi bank yang tertinggal hampir selalu masuk kelompok ini; penomoran arsip yang tidak seragam hampir tidak pernah.

Pemilahan itu juga menolong ketika sumber daya terbatas. Dua temuan yang dikerjakan sampai berjalan rutin menutup risikonya; dua belas temuan yang disentuh sedikit-sedikit biasanya berhenti pada bulan ketiga.

Dampaknya pada pekerjaan lapangan

Perubahan yang paling cepat terasa ada pada lamanya pekerjaan lapangan. Tim audit yang menerima rekonsiliasi bank bulanan yang sudah direviu tidak perlu menyusunnya sendiri; tim yang menerima berita acara stock opname bertanggal tidak perlu merancang prosedur alternatif; tim yang menerima perjanjian pinjaman afiliasi tidak perlu menelusuri mutasi rekening untuk menyimpulkan sifat transaksinya.

Pengurangan waktu itu berpengaruh langsung pada biaya, karena imbalan audit dihitung dari lingkup dan jam kerja. Ini satu-satunya cara menekan biaya audit yang tidak mengurangi apa pun dari mutu pekerjaannya.

Pola yang sama pada kelimanya

Tidak satu pun dari lima hal di atas menuntut sistem baru, perangkat lunak baru, atau tambahan staf. Semuanya menuntut hal yang sama: pekerjaan rutin yang dilakukan tepat waktu, dan jejak tertulis bahwa ia dilakukan.

Itu juga sebabnya perbaikannya terasa cepat. Perusahaan yang membereskan kelimanya biasanya melihat management letter tahun berikutnya menyusut lebih dari separuh.

Management letter terbaik adalah yang isinya semakin pendek setiap tahun.

Ingin mengetahui posisi kesiapan audit perusahaan Anda sebelum tim audit datang? Tim kami menyediakan reviu pengendalian internal pra-audit.