Cara Membaca Management Letter dari Auditor

Satu audit bisa menghasilkan dua surat. Laporan auditor memuat opini dan beredar ke bank, regulator, dan pemegang saham; management letter berhenti di manajemen dan, bila ada, komisaris atau komite audit.

Isi surat kedua itu kelemahan pengendalian internal dan hal lain yang auditor temukan selama audit, beserta saran perbaikannya. Pembaca yang terbatas memungkinkan isinya rinci sampai ke nama proses dan orang yang mengerjakannya.

Dasarnya SA 265 tentang pengomunikasian defisiensi pengendalian internal dan SA 260 tentang komunikasi dengan pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola. Kelemahan yang signifikan harus disampaikan tertulis, sedangkan yang lebih ringan boleh disampaikan lisan. Standar tidak menamai dokumennya, sehingga bentuknya mengikuti kebiasaan masing-masing KAP dan kesepakatan di surat penugasan.

Satu temuan yang lengkap memuat empat bagian:

1. Keadaan yang dilihat auditor, ditulis dari transaksi perusahaan sendiri. Misalnya rekonsiliasi bank yang dibuat staf yang juga mencatat penerimaan kas dan tidak pernah direviu atasannya.
2. Akibat yang mungkin timbul bila keadaan itu dibiarkan.
3. Saran perbaikan yang dapat dikerjakan dengan orang dan sistem yang sudah ada.
4. Tanggapan manajemen, beserta nama penanggung jawab dan target waktunya.

Temuan lain yang lazim muncul: register aset tetap yang tidak cocok dengan buku besar, piutang berumur lebih dari satu tahun tanpa penyisihan, dan jurnal manual yang dibuat serta disetujui orang yang sama.

Sebagian KAP juga melampirkan daftar kesalahan penyajian yang tidak dikoreksi karena manajemen menilainya tidak material, lengkap dengan pengaruhnya terhadap laba dan ekuitas. Daftar itu berasal dari SA 450. Susunan surat berbeda dari satu kantor ke kantor lain, jadi yang diuraikan di atas susunan yang lazim saja.

Bila tiap temuan sudah punya penanggung jawab dan tenggat, surat ini bisa langsung dipakai bagian keuangan sebagai daftar kerja. Komisaris yang tidak mengikuti proses harian pun mendapat gambaran risiko tanpa membaca kertas kerja.

Surat tahun lalu lazimnya dibuka lagi di awal audit berikutnya dan status tiap temuan dicocokkan. Temuan sama yang muncul dua tahun berturut-turut sulit dijelaskan sebagai kebetulan.

Pembahasan draf sebelum laporan ditandatangani juga berguna. Manajemen dapat membetulkan fakta yang keliru, misalnya kebijakan yang ternyata sudah berubah di tengah tahun, dan tanggapan tertulisnya masuk ke surat final. Ajak pula orang yang memahami prosesnya. Bila temuan menyangkut gudang atau penjualan, bagian keuangan sendirian tidak cukup untuk menjawab.

Surat dengan tiga puluh temuan berbobot sama sulit dikerjakan. Minta auditor membedakan temuan yang menyentuh kas, persediaan, dan piutang dari temuan yang hanya menyangkut kelengkapan dokumen, lalu kerjakan yang pertama dahulu.

Batas cakupan dan kerahasiaan

Audit dirancang untuk menilai kewajaran laporan keuangan; pemeriksaan atas seluruh pengendalian perusahaan ada di luar rancangan itu. Auditor menguji pengendalian pada area yang berkaitan dengan risiko audit saja. Karena itu surat ini memuat apa yang terlihat, dan surat yang pendek tidak menyatakan bahwa sisanya baik. Area yang tidak disentuh pengujian, misalnya pengendalian atas akses sistem akuntansi bila auditor tidak mengandalkannya, bisa saja lemah tanpa pernah masuk ke surat.

Perusahaan yang menerima surat berisi dua temuan lalu menyimpulkan pengendaliannya sehat sedang membaca lebih dari yang tertulis.

Surat ini lahir dari pekerjaan audit, dan Pasal 29 ayat (1) UU 5/2011 menyatakan bahwa “Akuntan Publik dan/atau Pihak Terasosiasi wajib menjaga kerahasiaan informasi yang diperolehnya dari klien.” Ayat (2) mengecualikan penggunaan untuk kepentingan pengawasan oleh Menteri. Auditor karena itu tidak meneruskannya kepada calon investor atau bank, dan yang memutuskan meneruskan atau tidak adalah perusahaan.

Kewajiban KAP memiliki dan menjalankan sistem pengendalian mutu diuraikan di layanan Quality Governance, ISQM, dan KPPK.