Coretax Setahun Berjalan: Kebiasaan yang Mengurangi Gesekan

Sejak sistem inti administrasi perpajakan (Coretax) dioperasikan Direktorat Jenderal Pajak, cara wajib pajak berinteraksi dengan otoritas berubah mendasar: satu profil wajib pajak terpadu, alur dokumen elektronik, dan jejak audit yang jauh lebih rapat.

Setelah lebih dari setahun mendampingi klien melewati transisi ini, kami melihat satu pola yang berulang. Perusahaan yang paling sedikit mengalami gesekan hampir selalu perusahaan yang data dasarnya paling tertib, dan itu tidak ada hubungannya dengan seberapa mahal sistem akuntansi yang dipakainya.

Praktik yang terbukti membantu

Kebersihan data induk

Alamat, KLU, status PKP, dan penanggung jawab yang tidak mutakhir adalah sumber terbanyak surat klarifikasi yang kami dampingi sepanjang tahun lalu.

Penyebabnya hampir selalu sama: data induk tidak punya pemilik. Ia diisi sekali saat pendirian, lalu tidak pernah ditinjau lagi meski kantornya pindah, direkturnya berganti, dan bidang usahanya bergeser. Masing-masing perubahan tampak terlalu kecil untuk diurus. Digabung selama lima tahun, hasilnya adalah profil yang tidak lagi menggambarkan perusahaan yang sebenarnya.

Jadwalkan reviu data induk minimal tiap semester, dan perlakukan ia seperti rekonsiliasi: ada yang mengerjakan, ada yang memeriksa, ada tanggalnya.

Rekonsiliasi bukti potong secara rutin

Cocokkan pemotongan menurut pembukuan Anda dengan dokumen yang tersedia di sistem, setiap bulan, bersamaan dengan tutup buku.

Alasannya soal biaya penelusuran. Selisih yang ditemukan pada bulan berjalan biasanya selesai dengan satu surel kepada lawan transaksi, karena orang yang mengerjakannya masih ingat dan dokumennya masih ada di meja. Selisih yang sama, ditemukan sebelas bulan kemudian, menuntut penelusuran mundur ke faktur, rekening koran, dan korespondensi, sering pada saat staf yang menanganinya sudah pindah kerja.

Satu pemilik proses

Tunjuk satu penanggung jawab internal atas seluruh interaksi di sistem, dan tunjuk penggantinya secara tertulis.

Tenggat yang terlewat jarang disebabkan orang yang tidak tahu. Ia hampir selalu bermula dari surat yang dibaca seseorang yang mengira bagian lain akan menindaklanjutinya. Akses yang tersebar tanpa kejelasan tanggung jawab menghasilkan persis situasi itu.

Implikasi bagi pemeriksaan

Dengan data yang semakin terhubung, ketidaksesuaian antar-laporan (SPT Masa, SPT Tahunan, dan laporan keuangan) terdeteksi dalam hitungan hari, bukan saat pemeriksaan. Artinya konsistensi antar-dokumen kini sama pentingnya dengan ketepatan masing-masing dokumen.

Konsekuensinya untuk pekerjaan sehari-hari cukup langsung: uji silang internal sebelum setiap penyampaian. Bandingkan peredaran usaha menurut SPT Masa PPN dengan pendapatan menurut pembukuan; bandingkan objek pemotongan menurut SPT Masa dengan beban menurut buku besar; bandingkan keduanya dengan angka yang akan masuk SPT Tahunan. Perbedaan yang wajar tetap akan ada, misalnya perbedaan waktu pengakuan, dan justru itulah yang perlu Anda catat penjelasannya sekarang, selagi masih mudah.

Di era sistem terintegrasi, pertanyaan otoritas biasanya bukan “apakah Anda lapor”, melainkan “mengapa angka Anda berbeda”.

Prosedur satu halaman

Perusahaan yang belum punya prosedur tertulis sering membayangkan dokumen tebal. Yang kami sarankan jauh lebih pendek, dan justru karena pendek ia dijalankan.

Satu halaman memuat lima hal: siapa penanggung jawab dan siapa penggantinya; kapan data induk ditinjau dan oleh siapa; kapan rekonsiliasi bukti potong dikerjakan dan apa yang dicocokkan; siapa yang membaca surat masuk dan dalam berapa hari ia harus meneruskannya; serta ke mana bukti pelaksanaan disimpan.

Butir terakhir yang biasanya hilang. Rekonsiliasi yang dikerjakan tetapi tidak meninggalkan berkas apa pun sulit dibedakan dari rekonsiliasi yang tidak pernah dikerjakan, terutama setelah staf yang menanganinya berganti, dan terutama pada saat pemeriksaan menanyakan sejak kapan selisih itu diketahui.

Cara menilai posisi Anda sekarang

Sebelum menyusun prosedur apa pun, tiga pertanyaan ini biasanya cukup untuk memperlihatkan di mana letak persoalannya.

1. Kapan terakhir kali data induk perusahaan Anda diperiksa terhadap keadaan sebenarnya? Bila jawabannya “saat pendirian” atau “tidak tahu”, mulailah dari sana.
2. Bila surat dari otoritas masuk hari ini, siapa yang membacanya, dan berapa lama sampai ke orang yang dapat menjawabnya? Jawaban yang menyebut lebih dari satu nama tanpa urutan yang jelas adalah tanda celah tanggung jawab.
3. Berapa selisih terbuka antara bukti potong menurut pembukuan dan menurut sistem, per bulan lalu? Perusahaan yang tidak dapat menjawabnya dalam sehari belum menjalankan rekonsiliasi rutin, apa pun yang tertulis dalam prosedurnya.

Urutan pengerjaan yang kami sarankan

Bila perusahaan Anda baru akan membenahi ini, kerjakan menurut urutan biaya perbaikannya. Data induk lebih dulu, karena ia paling murah dibereskan dan paling banyak menimbulkan surat. Penanggung jawab berikutnya, karena tanpa itu dua praktik lain tidak akan berjalan. Rekonsiliasi rutin terakhir, karena ia menuntut kebiasaan, dan kebiasaan butuh waktu lebih lama daripada perbaikan data.

Tim perpajakan kami membantu menyusun prosedur rekonsiliasi rutin dan mendampingi respons atas permintaan penjelasan. Bila Anda sedang menghadapi surat yang tenggatnya dekat, itu perkara terpisah yang kami bahas di halaman pendampingan SP2DK.